Biar PO Gak Nyangkut, Ini Alur Kerja Purchase Order yang Harus Kamu Terapkan!

Dalam bumi bisnis—termasuk upaya broker, trading, alias apalagi operasional sehari-hari. Agar transaksi tidak “nyangkut”, Anda perlu menerapkan perangkat kerja sistemati nan  tepat waktu, jelas, dan terstruktur.

Di sinilah pentingnya memahami “Alur Kerja Purchase Order” (PO) dari identifikasi kebutuhan hingga pembayaran akhir.

Artikel ini bakal membahas secara rinci alur kerja PO nan ideal, kenapa PO bisa nyangkut, dan gimana Anda bisa mencegahnya agar operasional pembelian melangkah mulus.

Baca Juga: Kalau Belum Terapkan 6 Tips Strategi Procurement Ini, Perusahaan Kamu Bisa Ketinggalan Jauh!

Apa itu PO?

Purchase Order alias PO adalah arsip resmi nan dikeluarkan oleh pembeli kepada vendor/pemasok, nan memuat rincian peralatan alias jasa nan bakal dibeli seperti jenis, kuantitas, harga, syarat pengiriman, dan syarat pembayaran.

PO bukan hanya “pesanan”, tapi juga menjadi dasar komitmen antara pembeli dan penjual.

Fungsi PO dalam Bisnis

Ada beberapa kegunaan PO dalam sebuah upaya seperti:

• Sebagai perangkat kontrol pengeluaran: memastikan bahwa pembelian sesuai kebutuhan dan anggaran.

• Sebagai bukti tertulis: memudahkan audit, pencatatan, pemantauan stok dan pengiriman.

• Meningkatkan efisiensi proses pembelian: mengurangi kesalahan pemesanan, duplikasi, alias miskomunikasi.

Dengan memahami itu, berikut alur kerja PO nan sejauh mungkin bisa meminimalkan akibat “nyangkut”.

Mengapa PO Bisa “Nyangkut”?

Sebelum masuk alur kerja, krusial untuk mengetahui apa saja nan biasanya jadi penyebab PO bermasalah:

• Kebutuhan barang/jasa tidak jelas alias lembaga mengenai belum mengusulkan dengan spesifikasi lengkap.

• Vendor alias pemasok belum dipilih alias belum perjanjian dengan baik.

• PO dibuat tapi persetujuan internal belum komplit → PO “terkatung”.

• Pengiriman barang/jasa tidak sesuai spesifikasi alias terlambat.

• Invoice dan arsip pendukung tidak cocok dengan PO → pembayaran tertunda.

• Sistem manual alias tidak tersentral membikin PO susah dilacak alias tertinggal.

Jika tanpa alur kerja nan baik, PO bisa terhambat di salah satu titik di atas dan membikin operasional jadi macet.

Baca Juga: Kamu Kerja di Supply Chain Tapi Belum Tahu Apa Beda Procurement dan Logistik? Wajib Baca Ini!

Alur Kerja Purchase Order nan Harus Kamu Terapkan

Berikut langkah-per-langkah nan direkomendasikan dalam alur kerja PO nan baik. Setiap langkah krusial agar PO tidak tersendat.

1 Identifikasi Kebutuhan

Langkah pertama adalah departemen alias unit internal mengidentifikasi peralatan alias jasa nan dibutuhkan apa, berapa banyak, kapan dibutuhkan, dan spesifikasinya.

Kuncinya kebutuhan kudu jelas dan terdokumentasi, jangan sampai muncul “saya butuh tapi nggak tahu kuantitas/fiturnya”.

2. Permintaan Pembelian / Purchase Requisition (PR)

Setelah kebutuhan jelas, dibuatlah arsip internal berupa permintaan pembelian (PR) nan diajukan ke tim procurement alias purchasing.

Langkah ini memastikan bahwa permintaan telah mendapat persetujuan awal sehingga PO kelak bisa lebih sigap lolos.

3. Persetujuan Internal

Dokumen PR dan anggaran diperiksa oleh manajemen alias tim keuangan/purchasing. Apakah anggarannya ada? Apakah kebutuhan tersebut urgent dan sesuai kebijakan?

Jika tahap ini terseok, maka PO bakal “nyangkut” di persetujuan internal—hal nan kudu dihindari.

4 Pemilihan Vendor / Supplier

Setelah PR disetujui, tim procurement memilih vendor nan cocok melalui pertimbangan seperti reputasi, harga, waktu pengiriman, dan kualitas.

Memilih vendor nan reliable membikin proses pengadaan menjadi lebih lancar.

5 Pembuatan PO

Vendor telah dipilih sekarang tim purchasing membikin PO dengan rincian: nama barang/jasa, jumlah, nilai satuan, total harga, syarat pengiriman dan pembayaran, nomor PO, tanggal.

Pastikan semua perincian tertulis dengan betul lantaran kesalahan disini sering jadi sumber “terkatung”.

6 Persetujuan dan Pengiriman PO ke Vendor

PO nan dibuat kemudian kudu melalui approval (jika ada) dan dikirim ke vendor/pemasok.

Vendor menerima, mengecek, lampau memberikan konfirmasi penerimaan PO.

Konfirmasi vendor menjadi pengikat: tanpa konfirmasi, PO tidak bisa dianggap sah dan berjalan.

7 Pengiriman Barang/Jasa

Vendor mulai memproses pengiriman peralatan alias jasa sesuai PO. Setelah itu barang/jasa diterima oleh perusahaan pembeli.

Tim receiving melakukan verifikasi seperti kuantitas, kualitas, kondisi.

Langkah ini sangat krusial lantaran jika peralatan diterima tapi tidak sesuai PO, maka timbullah retur alias ketidakcocokan.

8 Pencocokan Dokumen (3-Way Matching)

Setelah barang/jasa diterima, tim finansial mencocokkan tiga arsip ialah PO, tagihan (invoice) dari vendor, dan bukti penerimaan barang/jasa.

Pencocokan ini agar pembayaran hanya dilakukan jika semua sesuai mencegah pembayaran ganda, salah barang, alias klaim nan tidak valid.

9 Pembayaran Vendor

Jika semua cocok, maka tim finansial memproses pembayaran kepada vendor sesuai syarat nan tertulis di PO alias kontrak.

Ini menutup siklus PO dan memastikan hubungan supplier tetap sehat—tanpa pembayaran nan tertunda.

10 Pencatatan dan Analisis

Setelah selesai, seluruh pengarsipan PO, penerimaan, faktur, dan pembayaran kudu dicatat dalam sistem perusahaan (ERP, e-procurement alias manual).

Analisis terhadap siklus PO (berapa lama proses, halangan apa nan muncul) krusial untuk perbaikan ke depan.

Dengan kajian rutin, perusahaan bisa mengidentifikasi titik “nyangkut” dan memperbaikinya.

Baca Juga: Kenapa Semua Perusahaan Mulai Beralih ke Sustainable Procurement

Agar PO tidak nyangkut, Anda kudu menerapkan alur kerja nan sistematis dan terstruktur: mulai dari identifikasi kebutuhan, persetujuan internal, pemilihan vendor, pembuatan & pengiriman PO, penerimaan barang, pencocokan dokumen, hingga pembayaran.

Jangan biarkan bottleneck di salah satu langkah menghalang proses penerapan standar, automasi, dan monitoring KPI adalah kunci sukses.

Referensi:

• https://idstar.co.id/purchase-order/

• https://blog.peakflo.co/id/learning-center-id/purchase-order-adalah

• https://arkana.co.id/id/blog/bisnis-4/bagaimana-proses-order-to-cash-dan-procure-to-pay-bisa-terjadi-32