Manajemen Vendor: Cara Menghadapi Vendor yang Sering Telat Kirim Barang

Dalam bumi bisnis, manajemen vendor menjadi salah satu aspek krusial dalam menjaga kelancaran operasional perusahaan. Namun, salah satu tantangan terbesar dalam manajemen vendor adalah menghadapi keterlambatan pengiriman barang.

Jika tidak dikelola dengan baik, keterlambatan ini dapat menghalang produksi, menurunkan kepuasan pelanggan, dan apalagi merugikan perusahaan secara finansial. Lalu, gimana langkah menghadapi vendor nan sering telat mengirim barang? Berikut adalah beberapa strategi nan dapat diterapkan.

1. Identifikasi Penyebab Keterlambatan

Sebelum mengambil tindakan lebih lanjut, krusial untuk memahami kenapa vendor sering mengalami keterlambatan dalam pengiriman. Beberapa penyebab umum meliputi:

• Permasalahan produksi di pihak vendor.
• Kendala logistik, seperti keterbatasan armada alias masalah transportasi.
• Kurangnya komunikasi antara vendor dan perusahaan.
• Kesalahan administrasi, seperti kesalahan dalam pemrosesan pesanan.
• Force majeure, seperti musibah alam alias pandemi.

Dengan mengetahui penyebabnya, perusahaan dapat menentukan langkah penyelesaian nan lebih efektif.

2. Meningkatkan Komunikasi dengan Vendor

Komunikasi nan jelas dan terbuka adalah kunci utama dalam manajemen vendor. Beberapa langkah nan dapat dilakukan untuk meningkatkan komunikasi antara perusahaan dan vendor, antara lain:

• Menjadwalkan pertemuan rutin untuk membahas progres pengiriman dan hambatan nan dihadapi.
• Menetapkan contact person unik nan bertanggung jawab atas komunikasi dengan vendor.
• Menggunakan sistem digital, seperti email, aplikasi manajemen proyek, alias software procurement untuk memantau status pengiriman secara real-time.
• Memastikan vendor memahami ekspektasi perusahaan, baik dari segi waktu, kualitas, maupun jumlah barang.
• Baca Juga: 7 KPI Procurement nan Wajib Anda Perhatikan!

3. Menyusun Kontrak dengan Ketentuan nan Lebih Ketat

Jika vendor sering terlambat mengirim barang, perusahaan perlu memperbarui perjanjian kerja sama dengan ketentuan nan lebih ketat. Beberapa poin krusial nan dapat dimasukkan dalam perjanjian antara lain:

• Sanksi atas keterlambatan pengiriman, seperti denda alias pengurangan pembayaran.
• Insentif bagi vendor nan dapat memenuhi pengiriman tepat waktu, sebagai corak apresiasi.
• Klausul pemutusan kontrak, jika vendor tidak menunjukkan perbaikan dalam keahlian pengiriman.
• Persyaratan penggunaan teknologi tracking, untuk memastikan transparansi dalam pengiriman barang.

Dengan perjanjian nan lebih jelas dan ketat, vendor bakal lebih termotivasi untuk memenuhi tenggat waktu pengiriman.

Baca Juga: 3 Jenis Kontrak Procurement, Wajib Anda Tahu!

4. Memiliki Vendor Cadangan

Ketergantungan hanya pada satu vendor dapat meningkatkan akibat keterlambatan pengiriman. Oleh lantaran itu, perusahaan sebaiknya mempunyai vendor persediaan sebagai alternatif. Dengan demikian, jika vendor utama mengalami masalah, perusahaan tetap mempunyai opsi lain untuk memenuhi kebutuhan operasional tanpa mengalami keterlambatan nan signifikan.

5. Melakukan Evaluasi Kinerja Vendor Secara Berkala

Evaluasi keahlian vendor secara rutin sangat krusial dalam manajemen vendor. Beberapa aspek nan bisa dievaluasi meliputi:

• Ketepatan waktu pengiriman
• Kualitas peralatan nan dikirimkan
• Responsivitas vendor terhadap masalah dan keluhan
• Kesesuaian dengan syarat perjanjian nan telah disepakati

Evaluasi ini dapat dilakukan dalam corak laporan berkala alias menggunakan sistem penilaian vendor. Jika vendor terus menunjukkan performa jelek tanpa adanya perbaikan, maka perusahaan perlu mempertimbangkan untuk mengganti vendor tersebut dengan nan lebih kompeten.

Baca Juga: Apa Perbedaan SAP dan ERP? Lihat Jawabannya di Sini!

6. Menggunakan Teknologi dalam Manajemen Vendor

Pemanfaatan teknologi dapat membantu meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan vendor. Beberapa solusi teknologi nan bisa digunakan, antara lain:

• Software Procurement, seperti SAP Ariba alias Coupa, untuk memonitor pengiriman peralatan secara otomatis.
• Sistem ERP (Enterprise Resource Planning) nan mengintegrasikan info vendor dengan sistem operasional perusahaan.
• Teknologi IoT dan GPS tracking, untuk memastikan peralatan dalam perjalanan sesuai jadwal.

Dengan teknologi nan tepat, perusahaan dapat mengurangi akibat keterlambatan dan meningkatkan transparansi dalam rantai pasokan.

Manajemen vendor nan baik sangat krusial untuk memastikan kelancaran operasional perusahaan.

Jika vendor sering mengalami keterlambatan pengiriman, perusahaan perlu mengambil langkah strategis seperti meningkatkan komunikasi, memperbarui kontrak, mempunyai vendor cadangan, serta melakukan pertimbangan berkala.

Dengan pendekatan nan tepat, perusahaan dapat mengurangi akibat keterlambatan dan membangun hubungan kerja sama nan lebih produktif dengan vendor.

Dengan menerapkan strategi-strategi ini, perusahaan dapat mengatasi masalah keterlambatan pengiriman dan memastikan rantai pasokannya melangkah lebih efisien.

Referensi:

• https://www.openbom.com/blog/how-to-deal-with-suppliers-who-miss-deadlines
• https://supplychain-mechanic.com/?p=223
• https://www.linkedin.com/advice/1/what-do-you-your-suppliers-consistently-late-qsrje