Kenapa Audit Procurement Selalu Bermasalah? 5 Tips Ini Bikin Audit Berjalan Lancar

Audit procurement sering menjadi momok bagi banyak perusahaan. Tidak sedikit nan menghadapi masalah seperti info nan berantakan, prosedur nan tidak jelas, hingga temuan audit nan mengungkap potensi kerugian. Namun, sebenarnya, masalah-masalah ini bisa dihindari dengan pendekatan nan tepat.

5 Penyebab Audit Procurement Bermasalah dan Solusinya

Apa saja penyebab utama masalah ini, dan gimana langkah mengatasinya? Artikel ini bakal membahas tuntas penyebab audit procurement bermasalah, komplit dengan tips untuk meminimalkan akibat ke depannya.

1. Kurangnya Dokumentasi nan Memadai

Salah satu argumen utama audit procurement sering bermasalah adalah kurangnya dokumentasi. Proses pengadaan peralatan dan jasa melibatkan banyak tahapan, mulai dari permintaan proposal, pertimbangan vendor, hingga perjanjian dan pembayaran. Namun, jika dokumen-dokumen ini tidak tersimpan dengan rapi, auditor bakal kesulitan memverifikasi langkah-langkah nan telah diambil.

Banyak perusahaan nan tetap menyimpan arsip secara manual alias tersebar di beragam sistem nan tidak terintegrasi. Ketika auditor meminta bukti transaksi, tim procurement seringkali kebingungan mencari file nan tepat. Sebagai solusinya Anda bisa menggunakan sistem Procurement seperti Procura nan sudah dilengkapi dengan manajemen arsip nan terintegrasi.

Lalu, pastikan setiap langkah dalam procurement mempunyai bukti pendukung nan jelas, seperti laporan pertimbangan vendor alias persetujuan internal.

Baca Juga: 9 Strategi Menghemat Biaya Pengadaan Barang Jasa Tanpa Mengorbankan Kualitas

2. Kebijakan Internal nan Tidak Konsisten

Ketidakkonsistenan dalam kebijakan internal perusahaan juga menjadi salah satu masalah dalam audit procurement. Misalnya, ada perusahaan nan mempunyai patokan procurement tetapi tidak pernah diperbarui sesuai dengan izin terbaru. Akibatnya, auditor menemukan gap antara praktik di lapangan dan kebijakan nan semestinya diikuti.

Anda bsia lakukan review rutin terhadap kebijakan procurement. Sesuaikan juga kebijakan dengan izin terbaru, seperti Peraturan LKPP alias standar ISO 20400 tentang procurement nan berkelanjutan.

Baca Juga: Crowdsourcing: Pengertian, Manfaat, dan Tantangan dalam Procurement

3. Konflik Kepentingan nan Tidak Terdeteksi

Audit procurement seringkali mengungkap adanya bentrok kepentingan antara pihak internal perusahaan dan vendor. Hal ini dapat merusak integritas proses pengadaan dan mengakibatkan hukuman serius jika tidak diatasi. Tanda-tanda bentrok kepentingan misalnya vendor nan dipilih rupanya mempunyai hubungan pribadi dengan pengambil keputusan. Atau proses tender nan terlihat formalitas saja, dengan pemenang nan sudah ditentukan sejak awal.

Untuk menghindarinya, Anda bisa menerapkan kebijakan whistleblowing untuk melaporkan potensi bentrok kepentingan. Lalu, gunakan sistem e-procurement untuk meningkatkan transparansi dan mengurangi intervensi subjektif.

4. Ketidakpatuhan Pada Regulasi

Banyak perusahaan nan belum sepenuhnya memahami izin pengadaan nan berlaku, terutama jika mereka bekerja dengan pemerintah alias lembaga internasional. Ketidakpatuhan terhadap patokan ini menjadi masalah besar saat audit berlangsung.

Misalnya tidak mencantumkan syarat teknis nan komplit dalam tender. Untuk itu, pastikan tim procurement mendapatkan training reguler tentang peraturan nan berlaku. Serta gunakan checklist audit untuk memastikan kepatuhan sebelum auditor datang.

Baca Juga: 5 Manfaat Blockchain Pada E Procurement Perusahaan Swasta

5. Kurangnya Teknologi nan Mendukung

Di era digital ini, banyak perusahaan nan tetap berjuntai pada proses manual untuk pengadaan dan audit. Ketika auditor datang, proses ini menjadi sangat menyantap waktu dan rawan kesalahan. AKibatnya, arsip pun susah dilacak.. Lalu, proses verifikasi jadi lambat, sehingga audit menyantap waktu lebih lama dari nan diharapkan.

Anda bisa menggunakan e-procurement nan terintegrasi dengan sistem akuntansi dan ERP. Gunakan analitik info untuk memantau keahlian procurement secara real-time.

6. Kurangnya Pelatihan Tim Procurement

Tim procurement nan kurang terlatih sering menjadi akar masalah dalam audit. Ketidaktahuan mereka tentang prosedur nan betul dapat menyebabkan kesalahan nan sebenarnya bisa dihindari.

Adakan training rutin untuk tim procurement, terutama mengenai standar etika, regulasi, dan dokumentasi. Lalu, libatkan auditor internal untuk memberikan simulasi audit sebelum audit resmi berlangsung.

7. Tidak Adanya Rencana Audit Internal

Audit internal nan lemah alias apalagi tidak ada sama sekali sering menyebabkan perusahaan tidak siap saat audit eksternal dilakukan. Akibatnya, masalah nan semestinya bisa dideteksi lebih awal malah terbongkar oleh auditor eksternal.

Solusinya Anda bisa menjadwalkan audit internal secara berkala. Kemudian, gunakan temuan dari audit internal untuk memperbaiki proses procurement sebelum audit eksternal

Audit procurement nan bermasalah bukanlah perihal nan tidak bisa dihindari. Dengan perencanaan nan matang, penggunaan teknologi nan tepat, serta training tim nan memadai, perusahaan Anda dapat menjalani audit procurement dengan lebih lancar. Ingat, audit bukan hanya tentang menemukan kesalahan, tetapi juga menjadi kesempatan untuk meningkatkan proses pengadaan agar lebih transparan, efisien, dan sesuai regulasi.