Ini 6 Cara Mencegah Overstock yang Menyelamatkan Bisnismu!

Overstock adalah salah satu masalah nan sering dialami oleh banyak perusahaan, terutama mereka nan belum mempunyai sistem pengelolaan stok nan baik. Untuk itu, langkah mencegah overstock perlu Anda ketahui agar upaya melangkah lancar.

Situasi overstock terjadi ketika stok peralatan nan tersedia melampaui kebutuhan aktual, sehingga menyebabkan beragam masalah seperti pemborosan anggaran, ruang penyimpanan penuh, hingga potensi peralatan menjadi rusak alias usang.

Dalam tulisan ini, kita bakal membahas penyebab utama terjadinya overstock, gimana mengelola inventory control nan efektif, serta peran procurement dalam mencegah masalah ini.

Baca Juga: 6 Tanda Anda Perlu Segera Mengubah Strategi Procurement

Kenapa Overstock Bisa Terjadi?

Ada beberapa penyebab overstock bisa terjadi, berikut alasannya. 

1. Kesalahan Perencanaan Permintaan

Banyak perusahaan nan kandas memprediksi kebutuhan pasar dengan akurat. Akibatnya, mereka memesan peralatan dalam jumlah besar berasas asumsi, tanpa mempertimbangkan info penjualan sebelumnya.

2. Minimnya Komunikasi Antara Tim

Ketika tim procurement, produksi, dan penjualan tidak saling berkoordinasi, seringkali terjadi miskomunikasi nan menyebabkan stok berlebih. Misalnya, tim procurement memesan peralatan dalam jumlah besar lantaran mengira permintaan sedang tinggi, padahal realitanya tidak.

3. Diskon dari Supplier

Supplier sering menawarkan potongan nilai untuk pembelian dalam jumlah besar. Godaan ini kadang membikin perusahaan memesan lebih banyak dari nan sebenarnya dibutuhkan, tanpa mempertimbangkan biaya penyimpanan.

4. Kurangnya Sistem Monitoring Stok

Tanpa sistem nan terintegrasi, susah bagi perusahaan untuk melacak stok secara real-time. Ini bisa mengakibatkan pemesanan peralatan nan sebenarnya tetap tersedia di gudang.

Baca Juga: Supplier Dependency: Bahaya dan 5 Cara Menghindarinya

Dampak Negatif dari Overstock

Ada beberapa akibat negatif jika upaya Anda mengalami overstock. Berikut penjelasannya.

1. Biaya Penyimpanan Tinggi

Semakin banyak stok, semakin besar pula biaya nan dikeluarkan untuk menyimpan barang. Biaya ini meliputi sewa gudang, pengelolaan, hingga keamanan.

2. Barang Rusak alias Kedaluwarsa

Untuk barang-barang seperti makanan, minuman, alias bahan kimia, overstock bisa berujung pada kerusakan alias kadaluwarsa jika tidak segera digunakan.

3. Cash Flow Tersendat

Uang nan semestinya bisa digunakan untuk kebutuhan lain malah terkunci dalam corak stok. Ini bisa menghalang operasional dan investasi perusahaan.

6 Cara Mencegah Overstock dengan Inventory Control nan Efektif

Dengan inventory control nan baik, overstock bisa dicegah. Berikut beberapa langkah mencegah overstock.

1. Gunakan Sistem Inventory Management

Cara Mencegah Overstock nan pertama adalah dengan investasi dalam software inventory management seperti SAP, Oracle, alias apalagi aplikasi sederhana seperti Google Sheets. Aplikasi-aplikasi ini bisa membantu memantau stok secara real-time. 

Sistem ini memungkinkan Anda untuk mengetahui jumlah stok nan tersedia, tanggal masuk barang, hingga prediksi kebutuhan ke depan.

2. Forecasting nan Akurat

Prediksi kebutuhan berasas info penjualan historis dan tren pasar sangat penting. Gunakan metode forecasting seperti trend analysis alias seasonal analysis untuk memperkirakan permintaan barang.

3. Implementasi Just-In-Time (JIT)

Metode JIT memungkinkan perusahaan hanya memesan peralatan ketika diperlukan, sehingga stok tidak menumpuk. Hal ini memerlukan koordinasi nan baik dengan supplier agar pengiriman peralatan tepat waktu.

4. Atur Safety Stock dengan Tepat

Safety stock alias stok pengaman krusial untuk mengantisipasi perubahan permintaan. Namun, kalkulasi safety stock kudu sesuai dengan kebutuhan aktual agar tidak terlalu banyak.

5. Lakukan Cycle Counting Secara Berkala

Audit stok secara berkala, seperti setiap minggu alias bulan, dapat membantu mengidentifikasi barang-barang nan overstock dan perlu segera dioptimalkan.

6. Buat Sistem FIFO (First In, First Out)

Cara mencegah overstock nan terakhir adalah pastikan peralatan nan masuk lebih awal keluar lebih dahulu. Dengan sistem FIFO, Anda dapat mencegah peralatan nan lama tertinggal di penyimpanan hingga rusak alias usang.

Baca Juga: 7 Alasan Kapan Harus Memilih Pengelola Pengadaan Barang Jasa In-house

Hubungan Procurement dengan Pencegahan Overstock

Procurement mempunyai peran krusial dalam mencegah overstock. Berikut beberapa perihal nan dapat dilakukan oleh tim procurement:

• Evaluasi Supplier Secara Rutin: Supplier nan responsif dan elastis dapat membantu perusahaan mendapatkan peralatan sesuai kebutuhan, tanpa kudu memesan dalam jumlah besar.
• ‌Negosiasi Flexible Delivery Terms: Dengan negosiasi pengiriman bertahap, perusahaan dapat memesan peralatan sesuai kebutuhan tanpa cemas ruang penyimpanan penuh.
• ‌Kolaborasi dengan Tim Lain: Tim procurement kudu rutin berkoordinasi dengan tim penjualan dan produksi untuk memastikan pesanan sesuai dengan kebutuhan aktual.
• Penggunaan e-Procurement: Sistem e-Procurement memungkinkan tim untuk melacak pesanan, memonitor pengiriman, dan mengevaluasi keahlian supplier secara real-time. Hal ini membantu mencegah pemesanan berlebih.

Overstock bukan hanya masalah penyimpanan, tetapi juga mengganggu efisiensi dan cash flow perusahaan. Dengan penerapan inventory control nan efektif dan support dari tim procurement nan terkoordinasi, masalah overstock bisa dicegah. Investasi dalam teknologi, kajian info nan akurat, serta komunikasi lintas tim adalah kunci untuk memastikan stok selalu sesuai kebutuhan.

Referensi:

• https://www.shopify.com/id/retail/overstocking-causes-and-prevention
• https://www.sendfromchina.com/NewsCenter/what-is-overstock.html
• https://www.inventory-planner.com/what-is-overstock-a-short-look-prevention/