Bagaimana Menangani Hubungan dengan Supplier yang Tidak Konsisten

Hubungan dengan supplier nan baik sangat krusial agar upaya tetap melangkah lancar tanpa gangguan nan merugikan.

Dalam bumi procurement, keberlanjutan rantai pasok sangat berjuntai pada keandalan supplier.

Namun, tidak jarang perusahaan menghadapi masalah dengan supplier nan tidak konsisten, baik dalam perihal kualitas produk, ketepatan waktu pengiriman, maupun kepatuhan terhadap kesepakatan.

Baca Juga: Strategi Efisiensi Procurement, Bisa Tingkatkan Profit Bisnis Anda!

1. Identifikasi Masalah nan Terjadi

Sebelum mengambil tindakan, identifikasi secara jelas di mana letak ketidakkonsistenan supplier.

Apakah masalahnya mengenai dengan keterlambatan pengiriman, perubahan kualitas, komunikasi nan buruk, alias aspek lain? Dengan memahami akar permasalahan, perusahaan dapat menentukan strategi nan tepat untuk menyelesaikannya.

2. Komunikasi Terbuka dengan Supplier

Sering kali, supplier tidak menyadari bahwa mereka telah mengecewakan kliennya.

Oleh lantaran itu, krusial untuk menjalin komunikasi nan jelas dan terbuka.

Diskusikan persoalan nan terjadi dan cari tahu penyebabnya. Bisa jadi supplier mengalami hambatan internal nan belum mereka ungkapkan.

Gunakan pertemuan berkala alias laporan performa untuk mendiskusikan masalah nan ada. Dengan langkah ini, hubungan dengan supplier tetap ahli dan solutif.

3. Terapkan Key Performance Indicator (KPI)

Agar supplier lebih bertanggung jawab terhadap kinerjanya, tetapkan Key Performance Indicators (KPI) nan jelas dan dapat diukur. KPI ini bisa mencakup:

• Ketepatan waktu pengiriman
• Kualitas produk
• Kepatuhan terhadap kontrak
• Respon terhadap komunikasi
• Kemampuan menangani keluhan

Jika supplier kandas memenuhi KPI dalam jangka waktu tertentu, perusahaan dapat mempertimbangkan tindakan lebih lanjut seperti penalti alias penggantian supplier.

Baca Juga: Mengenal Perencanaan Pengadaan: Dari Perencanaan hingga Evaluasi Vendor

4. Berikan Kesempatan untuk Perbaikan

Tidak semua supplier nan bermasalah kudu langsung diputus hubungannya. Jika supplier mempunyai potensi besar, beri mereka kesempatan untuk memperbaiki kinerja. Berikan pemisah waktu tertentu dan lakukan pertimbangan berkala untuk memandang apakah ada peningkatan.

Bila supplier menunjukkan perubahan positif, hubungan dengan supplier bisa tetap melangkah baik dan berkelanjutan.

5. Diversifikasi Supplier untuk Mengurangi Risiko

Mengandalkan hanya satu supplier dapat meningkatkan akibat bisnis. Jika supplier utama mengalami kendala, maka rantai pasok bisa terganggu. Oleh lantaran itu, mempunyai beberapa supplier sebagai persediaan bisa menjadi strategi nan efektif untuk mengurangi akibat operasional.

Diversifikasi supplier memungkinkan perusahaan untuk tetap mendapatkan pasokan nan stabil meskipun salah satu supplier mengalami masalah.

Dengan mempunyai lebih dari satu sumber pasokan, perusahaan bisa lebih elastis dalam menghadapi perubahan pasar, hambatan produksi, alias persoalan logistik dari satu supplier tertentu.

Beberapa langkah dalam menerapkan diversifikasi supplier antara lain:

• Melakukan riset dan pertimbangan supplier baru: Perusahaan kudu mencari supplier nan memenuhi standar kualitas dan mempunyai kapabilitas nan cukup untuk memenuhi kebutuhan bisnis.
• Membagi volume pesanan: Hindari ketergantungan pada satu supplier dengan membagi volume pesanan ke beberapa pemasok. Hal ini membantu mengurangi akibat jika satu supplier mengalami keterlambatan alias masalah produksi.
• Membangun hubungan nan baik dengan beberapa supplier: Jangan hanya konsentrasi pada satu pemasok, tetapi jalin komunikasi dan kerja sama nan baik dengan beberapa pihak agar proses procurement tetap melangkah lancar.
• Meninjau keahlian supplier secara berkala: Evaluasi supplier secara rutin untuk memastikan bahwa semua pemasok tetap memenuhi standar nan telah ditetapkan.

6. Buat Kontrak nan Mengikat

Kontrak nan jelas dan terperinci dapat mencegah beragam ketidakkonsistenan dari supplier. Pastikan perjanjian mencakup hal-hal berikut:

• Spesifikasi produk alias jasa nan kudu dipenuhi
• Jadwal pengiriman dan hukuman keterlambatan
• Standar kualitas nan disepakati
• Mekanisme penyelesaian sengketa

Dengan perjanjian nan kuat, perusahaan mempunyai dasar norma jika terjadi pelanggaran dari pihak supplier.

Baca Juga: 5 Soft Skills nan Harus Dimiliki Agar Sukses di Dunia Kerja

7. Evaluasi dan Ganti Supplier Jika Diperlukan

Jika supplier tetap tidak menunjukkan perbaikan setelah beragam upaya nan dilakukan, pertimbangkan untuk mencari pengganti lain.

Lakukan pertimbangan menyeluruh terhadap supplier baru sebelum menjalin kerja sama agar masalah serupa tidak terulang.

Kesimpulan

Menangani supplier nan tidak konsisten memerlukan pendekatan nan sistematis, mulai dari komunikasi terbuka, penerapan KPI, hingga diversifikasi supplier.

Hubungan dengan supplier nan baik tidak hanya ditentukan oleh kualitas produk nan mereka sediakan, tetapi juga oleh kerja sama nan transparan dan saling menguntungkan.

Dengan strategi nan tepat, perusahaan dapat memastikan bahwa rantai pasok tetap melangkah efisien dan tidak tersendat oleh supplier nan tidak dapat diandalkan.

Referensi:

• https://community.fiverr.com/forums/topic/338290-how-to-effectively-handle-delayed-deliveries/
• https://www.v-trust.com/en/blog/how-to-avoid-the-late-delivery-of-your-products
• https://www.openbom.com/blog/how-to-deal-with-suppliers-who-miss-deadlines