9 Cara Manajemen Pengeluaran Bagi Bisnis

Sedang Trending 1 bulan yang lalu

Manajemen pengeluaran adalah serangkaian praktik untuk mengendalikan gimana suatu upaya membelanjakan uang.Perusahaan biasanya memilih perangkat lunak tambahan untuk membantu mendukung proses ini, dan aplikasi manajemen praktik terbaik dapat menyederhanakan upaya ini.

Manajemen pengeluaran memungkinkan pengadaan dan sumber daya nan efisien , pengeluaran nan teratur, pendaftaran pembelian spontan nan tepat waktu, dan pengurangan penipuan dan kesalahan.

Sebagai pendekatan nan komprehensif, manajemen pengeluaran biasanya mencakup manajemen pemasok, kategori, alur kerja persetujuan, inventaris, dan dokumen. Ini tentang pencarian dan kajian praktik pengeluaran bisnis.

Baca Juga: Sudah Benarkah Sistem Pengadaan Anda? Cek 5 Tanda Ini!

Setiap perusahaan menyesuaikan proses manajemen pengeluarannya secara perseorangan berasas industri, ukuran, struktur, dan hal-hal spesifik lainnya. Strategi pengeluaran nan efisien didasarkan pada info pengeluaran perusahaan nan sebenarnya. Tidak ada skenario universal nan bertindak untuk setiap perusahaan, tetapi proses 9 langkah berikut dapat berfaedah sebagai titik awal untuk membangun sistem manajemen pengeluaran khusus.

1. Mengidentifikasi pengeluaran upaya saat ini

Proses manajemen pengeluaran dimulai dengan mengidentifikasi pengeluaran perusahaan. Sebaiknya kumpulkan pengarsipan seperti permintaan pembelian , perintah pembelian, tanda terima, tagihan pemasok , gaji, dll. untuk mengetahui: Untuk apa perusahaan membayar?

2. Ekstrak info pengeluaran dan pusatkan

Ekstrak info pengeluaran dan pusatkan

Dapatkan info sebanyak mungkin tentang pengeluaran, misalnya harga, nama, ketentuan pengiriman, jenis peralatan dan jasa, ketentuan pembayaran, dll. Data semacam itu dapat ditemukan dalam dokumen, email, sistem akuntansi, alias apalagi pada salinan cetak. Namun, demi keamanan dan aksesibilitas, lebih baik mengumpulkan dan mendigitalkan info pengeluaran untuk menyimpannya di satu tempat nan aman.

3. Membersihkan, memverifikasi, dan mengelompokkan data

Mengumpulkan info saja tidak cukup, lantaran info perlu diproses terlebih dahulu. Ini meliputi menghapus duplikat, memastikan info menggunakan satu mata duit dan format nan sama, memperbaiki kesalahan ejaan, serta memverifikasi nama pemasok dan karyawan.

Penting bagi kepala departemen dan ahli nan bertanggung jawab untuk memastikan bahwa info nan sudah dibersihkan itu valid. Setelah info bersih dan jelas, barulah bisa dianalisis lebih lanjut. Carilah pola alias pengecualian nan ada, sehingga pengeluaran bisa dikelompokkan berasas tujuan, departemen, dan jenis pembayarannya.

Baca Juga: 7 Faktor Keberhasilan Strategi Negosiasi dalam Procurement

4. Buat dan konfirmasikan kategori pengeluaran

Sekarang, Anda bisa menetapkan kategori pengeluaran berasas info nan ada. Kategori ini membantu merencanakan pembayaran di masa depan. Setiap upaya mempunyai kategori pengeluaran nan berbeda, misalnya, perjanjian pemasok, pembelian bahan baku, biaya iklan, gaji, perlengkapan kantor, dan lain-lain. Pastikan untuk mengonfirmasi kategori pengeluaran ini dengan kepala departemen dan pihak mengenai lainnya.

5. Menganalisis pengeluaran saat ini

Menganalisis pengeluaran saat ini

Selanjutnya, info nan telah dibersihkan dan dikategorikan dapat dianalisis untuk menentukan gimana sebuah perusahaan menghabiskan uang. Apa kategori pengeluaran terbesar? Berapa banyak pembayaran nan dilakukan setiap bulan ? Seberapa sigap tagihan dan pembayaran diproses? Apakah makan siang upaya membuahkan hasil? Apakah perusahaan tersebut memenuhi syarat untuk mendapatkan diskon?

6. Memperkirakan pengeluaran

Dengan memahami pengeluaran saat ini, Anda bisa merencanakan pengeluaran di masa depan. Sebaiknya buat perkiraan jangka pendek dan jangka panjang, namun ingat bahwa perkiraan jangka panjang perlu ditinjau secara berkala.

Apakah pengeluaran saat ini sudah sesuai dengan arah nan diinginkan upaya Anda? Bisakah Anda mencapai tujuan dengan biaya nan lebih sedikit, alias perlu investasi lebih banyak? Bagaimana kondisi pasar, dan apakah ada perubahan nan bisa mempengaruhi bisnis? Pertanyaan-pertanyaan ini membantu tim finansial membikin perkiraan berasas arus kas saat ini. Terus meningkatkan perkiraan seiring waktu juga merupakan bagian dari strategi pengelolaan pengeluaran nan efektif.

7. Menetapkan kebijakan pengelolaan pengeluaran

Setelah mengetahui pengeluaran saat ini dan merencanakan pengeluaran di masa depan, langkah selanjutnya adalah mencari langkah untuk mencapainya. Tentukan kebijakan pengelolaan pengeluaran untuk pengadaan dan biaya karyawan. Kebijakan ini kudu jelas agar semua orang di organisasi memahami prosedurnya dan menghindari kesalahan.

Baca Juga: Sudah Benarkah Sistem Pengadaan Anda? Cek 5 Tanda Ini!

8. Menerapkan sistem nan tepat

Menerapkan sistem nan tepat

Karyawan condong mengikuti alur kerja dan kebijakan jika prosesnya mudah. Mereka lebih besar kemungkinannya untuk mengirimkan laporan, permintaan, perintah, tanda terima, dan arsip lainnya tepat waktu jika bisa melakukannya lewat platform nan mudah digunakan. Dengan perangkat nan tepat, tenaga kerja bisa mengirim, meninjau, mengedit, dan mengonfirmasi arsip secara langsung, apalagi saat sedang bepergian.

9. Memberlakukan KPI dan pelaporan rutin

Jika pengeluaran dibagi ke dalam kategori nan jelas dan dicatat dengan tepat waktu dalam sistem terpusat, maka pengeluaran tersebut dapat dianalisis kapan saja. Manajer pengeluaran dapat mengukur keahlian perusahaan menggunakan KPI (Key Performance Indicators) nan sesuai dengan tujuan bisnis. Dalam pengadaan, ada beberapa KPI nan perlu diperhatikan, seperti penghematan biaya, kualitas, pengiriman, dan inventaris.

KPI sangat krusial untuk sesi pertimbangan di akhir periode, seperti laporan tahunan. Namun, dengan laporan sementara, manajer bisa segera mengenali masalah dalam sistem dan melakukan penyesuaian saat dibutuhkan. Pelaporan rutin juga memastikan akuntabilitas nan lebih baik, lantaran semua pihak nan terlibat siap untuk dievaluasi secara berkala.

Referensi:

  • https://precoro.com/blog/what-is-spend-management-and-why-is-it-important/
  • https://tipalti.com/resources/learn/what-is-spend-management/
  • https://www.medius.com/glossary/spend-management/
Selengkapnya
Sumber Bisnis dan Ekonomi
Bisnis dan Ekonomi