7 Strategi Integrasi e-Procurement dengan Sistem Logistik

Integrasi e-procurement dengan sistem logistik menjadi salah satu aspek krusial dalam mengoptimalkan manajemen rantai pasokan.

E-procurement memungkinkan pengelolaan pengadaan peralatan dan jasa secara digital, sedangkan logistik bertanggung jawab atas pengelolaan pengedaran dan pengiriman barang. 

Menggabungkan kedua sistem ini dapat meningkatkan efisiensi, menekan biaya, dan mempercepat waktu pemenuhan permintaan. Berikut adalah tujuh strategi utama untuk mengintegrasikan e-procurement dengan sistem logistik.

1. Menggunakan Platform Terintegrasi

Langkah pertama dalam mengintegrasikan e-procurement dengan logistik adalah menggunakan platform nan mendukung kedua kegunaan tersebut secara terpadu.

Banyak sistem ERP (Enterprise Resource Planning) modern mempunyai modul untuk e-procurement dan logistik nan sudah terintegrasi, memungkinkan manajemen pengadaan dan pengedaran peralatan diatur dalam satu platform.

Dengan menggunakan sistem nan terpusat, info dari e-procurement, seperti permintaan barang, dapat langsung diteruskan ke bagian logistik untuk pengelolaan pengiriman dan distribusi.

Platform terintegrasi ini membantu mengurangi kesalahan akibat plagiatisme data, mempermudah pencarian pesanan, dan memastikan bahwa proses pengadaan dan logistik melangkah mulus tanpa hambatan.

Baca Juga: 4 Perbedaan Procurement dan Purchasing

2. Otomatisasi Proses Pengadaan dan Pengiriman

Strategi krusial lainnya adalah otomatisasi proses pengadaan dan pengiriman. Dengan mengotomatisasi pembuatan pesanan, verifikasi faktur, dan pencarian pengiriman, perusahaan dapat mengurangi ketergantungan pada proses manual nan menyantap waktu dan rentan terhadap kesalahan.

Misalnya, ketika suatu pesanan dibuat melalui sistem e-procurement, info tersebut dapat secara otomatis disinkronkan dengan sistem logistik untuk mengatur pengiriman barang.

Dengan otomatisasi, proses dari permintaan peralatan hingga pengirimannya bisa dipercepat, dan semua pihak mengenai bakal mendapatkan notifikasi otomatis untuk setiap langkah nan dilakukan.

3. Integrasi Data Real-Time

Mengintegrasikan info real-time antara e-procurement dan sistem logistik sangat krusial untuk meningkatkan visibilitas dalam rantai pasokan.

Ketika kedua sistem ini dapat saling berganti info secara real-time, manajer dapat memandang status pesanan, letak pengiriman, kesiapan barang, dan perkiraan waktu kehadiran tanpa kudu memeriksa beberapa sistem secara manual.

Dengan visibilitas info nan lebih baik, perusahaan dapat merespons lebih sigap terhadap perubahan alias gangguan dalam rantai pasokan, seperti penundaan pengiriman alias kekurangan stok.

Baca Juga: Apa Saja Tugas Divisi Procurement?

4. Integrasi e-Procurement dengan Sistem Logistik: Pemantauan Kinerja 

Salah satu faedah dari integrasi ini adalah keahlian untuk memantau keahlian pemasok dan pengiriman dengan lebih baik.

Sistem e-procurement mengumpulkan info mengenai ketepatan waktu pengiriman, kualitas barang, dan kepatuhan pemasok terhadap kontrak.

Di sisi lain, sistem logistik menyediakan info tentang lama pengiriman, efisiensi distribusi, dan status pengiriman.

Dengan menggabungkan info dari kedua sistem ini, perusahaan dapat melakukan kajian keahlian pemasok dan logistik secara menyeluruh.

Informasi ini dapat digunakan untuk mengambil keputusan strategis, seperti memilih pemasok nan lebih andal alias mengoptimalkan rute pengiriman.

5. Penggunaan Teknologi IoT (Internet of Things)

Mengintegrasikan teknologi IoT ke dalam proses e-procurement dan logistik dapat memberikan nilai tambah signifikan.

Sensor IoT dapat digunakan untuk memantau kondisi peralatan selama pengiriman, seperti suhu, kelembaban, alias letak peralatan secara real-time.

Data ini kemudian dapat dihubungkan dengan sistem e-procurement untuk memastikan bahwa peralatan nan dibeli sesuai dengan spesifikasi dan standar nan telah ditetapkan.

Dengan teknologi IoT, perusahaan dapat memantau kualitas peralatan sepanjang perjalanan logistik dan memastikan bahwa peralatan nan diterima sesuai dengan nan dibeli.

Baca Juga: 7 Manfaat Integrasi e-Procurement dengan Sistem Akuntansi

6. Pengelolaan Inventori nan Lebih Baik

Integrasi antara e-procurement dan logistik juga memungkinkan pengelolaan inventori nan lebih baik.

Ketika sebuah perusahaan melakukan pengadaan peralatan melalui e-procurement, sistem dapat secara otomatis memperbarui tingkat stok dalam penyimpanan dan merencanakan pengisian ulang stok secara lebih efisien.

Sistem logistik dapat mengelola pengedaran peralatan berasas permintaan dari sistem e-procurement, sehingga memastikan bahwa inventori selalu cukup untuk memenuhi kebutuhan tanpa terjadi kelebihan alias kekurangan stok.

Hal ini membantu meningkatkan efisiensi operasional dan menurunkan biaya penyimpanan.

7. Integrasi e-Procurement dengan Sistem Logistik: Kolaborasi dengan Mitra Logistik

Integrasi antara e-procurement dan sistem logistik juga dapat diperkuat melalui kerjasama nan lebih erat dengan mitra logistik.

Dengan menyediakan akses ke platform e-procurement nan terintegrasi, mitra logistik dapat memperoleh visibilitas nan lebih baik terhadap pesanan dan dapat merencanakan pengiriman dengan lebih efisien.

Kolaborasi ini dapat mencakup penggunaan dashboard nan memungkinkan mitra logistik memandang agenda pengiriman, status pesanan, dan permintaan baru secara langsung. Hal ini membantu menciptakan komunikasi nan lebih lancar antara perusahaan dan penyedia jasa logistik.

Integrasi e-procurement dengan sistem logistik adalah langkah krusial untuk meningkatkan efisiensi rantai pasokan.

Dengan menggunakan platform terintegrasi, otomatisasi, dan pemantauan real-time, perusahaan dapat mengurangi biaya operasional, mempercepat pengiriman, dan memastikan kesiapan peralatan nan tepat waktu. 

Selain itu, teknologi seperti IoT dan pengelolaan inventori nan lebih baik juga berkedudukan krusial dalam memastikan keberhasilan integrasi ini.

Pada akhirnya, integrasi nan sukses memungkinkan perusahaan untuk meningkatkan kerjasama dengan pemasok dan mitra logistik, nan pada gilirannya bakal meningkatkan kepuasan pengguna dan daya saing bisnis.

Referensi:

• https://www.gep.com/e-procurement-software-5-ways-in-which-e-procurement-systems-deliver-efficiency-and-performance
• https://www.freightender.com/e-procurement/
• https://www.mdpi.com/2075-5309/14/3/605