7 Langkah Zero Based Budgeting, Bisa Menghemat Budget Operasional Kantor!

Zero Based Budgeting (ZBB) merupakan metode penganggaran nan mewajibkan setiap unit organisasi menyusun anggaran dari nol setiap periode.

Tidak seperti metode penganggaran tradisional nan dimulai dari anggaran sebelumnya dan menambahkan alias menguranginya, ZBB melakukan pertimbangan terhadap setiap pengeluaran, nan kemudian disesuaikan dengan kebutuhan dan tujuan organisasi.

Dalam konteks pengadaan, ZBB dapat membantu upaya mengurangi pengeluaran nan tidak perlu, meningkatkan efisiensi, dan memastikan setiap duit nan dikeluarkan mempunyai tujuan nan jelas.

Berikut adalah langkah-langkah penerapan Zero Based Budgeting dalam proses pengadaan.

1. Mengetahui Kebutuhan Utama

Langkah pertama dalam menerapkan ZBB adalah mengidentifikasi kebutuhan pengadaan nan sebenarnya. Hal ini melibatkan pengumpulan info nan jeli tentang peralatan alias jasa nan dibutuhkan organisasi.

Pada tahap ini, setiap departemen mengusulkan permintaan pengadaan nan betul-betul dibutuhkan. Bukan berasas anggaran sebelumnya, melainkan berasas kondisi saat ini.

Untuk memastikan kebutuhan nan diajukan realistis, pertanyaan berikut bisa jadi pertimbangan:

• Apakah barang/jasa ini sangat diperlukan?
• Bagaimana barang/jasa ini mendukung tujuan organisasi?
• Adakah pengganti nan lebih irit alias efisien?

Dengan mengidentifikasi kebutuhan secara spesifik, organisasi dapat meminimalisir pengeluaran nan tidak perlu.

Baca Juga: 7 Alasan Kapan Harus Memilih Pengelola Pengadaan Barang Jasa In-house

2. Buat Kategori Pengeluaran Berdasarkan Prioritas

Setelah mengidentifikasi kebutuhan, langkah berikutnya adalah mengelompokkan pengeluaran berasas prioritas. Tidak semua permintaan pengadaan mempunyai tingkat urgensi alias kepentingan nan sama.

Dengan menerapkan ZBB, setiap pengeluaran perlu diprioritaskan sesuai dampaknya terhadap tujuan dan keahlian organisasi. Pengeluaran bisa dikelompokkan dalam kategori seperti:

• Prioritas Tinggi: Barang alias jasa nan esensial untuk kelangsungan operasional.
• Prioritas Menengah: Barang alias jasa nan krusial tetapi tidak mendesak.
• Prioritas Rendah: Barang alias jasa nan dapat ditunda alias dihilangkan tanpa berakibat signifikan pada operasional.

Dengan langkah ini, Zero Based Budgeting membantu mengalokasikan sumber daya dengan lebih efisien, konsentrasi pada hal-hal nan memberikan nilai maksimal.

3. Evaluasi Alternatif dan Pilihan Biaya

Salah satu prinsip utama dari Zero Based Budgeting adalah mempertimbangkan beragam pengganti untuk setiap pengeluaran. Ini berfaedah mengevaluasi vendor alias penyedia barang/jasa lain nan mungkin lebih ekonomis alias menawarkan solusi lebih baik.

Misalnya, untuk barang-barang kebutuhan rutin, organisasi dapat mempertimbangkan:

• Apakah ada vendor lain nan menawarkan nilai lebih rendah?
• Apakah pembelian dalam jumlah besar dapat menurunkan biaya per unit?
• Bisakah barang-barang tertentu disewa alih-alih dibeli?

4. Libatkan Stakeholder dalam Proses Pengambilan Keputusan Zero Based Budgeting

Dalam pengadaan berbasis ZBB, krusial untuk melibatkan stakeholder utama dalam proses pengambilan keputusan.

Misalnya, manajer departemen, tim keuangan, dan tim pengadaan kudu bekerja sama untuk memastikan bahwa semua permintaan pengadaan mempunyai justifikasi nan jelas.

Setiap departemen kudu siap mempertahankan anggarannya di depan tim pengadaan, menjelaskan kenapa permintaan tersebut penting, dan gimana pengeluaran tersebut memberikan faedah bagi organisasi secara keseluruhan.

Proses ini mendorong transparansi dan akuntabilitas nan lebih baik.

Baca Juga: 9 Strategi Menghemat Biaya Pengadaan Barang Jasa Tanpa Mengorbankan Kualitas

5. Susun Anggaran Berdasarkan Data dan Evaluasi Kinerja

Setelah mengidentifikasi kebutuhan, memprioritaskan pengeluaran, dan mengevaluasi alternatif, langkah selanjutnya adalah menyusun anggaran.

Zero Based Budgeting menuntut penyusunan anggaran berasas info konkret, bukan hanya asumsi. Data ini bisa berupa keahlian vendor sebelumnya, nilai pasar saat ini, serta kebutuhan operasional perusahaan di masa mendatang.

Selain itu, pertimbangan terhadap keahlian pengadaan sebelumnya juga penting. Jika suatu pengadaan di masa lampau terbukti kurang efisien alias tidak sesuai kebutuhan, perihal tersebut kudu dipertimbangkan dalam penyusunan anggaran berikutnya.

6. Pantau dan Tinjau Anggaran Secara Berkala

Setelah anggaran ZBB diterapkan, sangat krusial untuk terus memantau penyelenggaraan pengadaan dan penggunaan anggaran.

ZBB bukan hanya menyusun anggaran dari nol, tapi juga memastikan bahwa setiap pengeluaran sesuai dengan rencana dan memberikan hasil nan diharapkan.

Dengan memantau anggaran secara berkala, tim pengadaan dan manajemen dapat melakukan penyesuaian jika ada perubahan kondisi alias kebutuhan. Selain itu, tinjauan berkala juga memungkinkan pertimbangan efektivitas ZBB dalam mengurangi pengeluaran nan tidak perlu.

Baca Juga: Crowdsourcing: Pengertian, Manfaat, dan Tantangan dalam Procurement

7. Lakukan Evaluasi Berkala Zero Based Budgeting

ZBB adalah proses nan bergerak dan memerlukan pertimbangan berkelanjutan. Setiap siklus anggaran kudu dievaluasi untuk mengidentifikasi apakah strategi nan digunakan telah efektif dalam mengurangi biaya dan meningkatkan efisiensi.

Apabila ditemukan kesalahan alias ketidakefisienan dalam proses pengadaan, organisasi kudu segera mengambil tindakan korektif. Hal ini bakal membantu menciptakan pengadaan nan lebih optimal di masa depan.

Implementasi Zero Based Budgeting dalam pengadaan memerlukan pendekatan nan sistematis dan disiplin.

Dengan mengidentifikasi kebutuhan secara mendalam, memprioritaskan pengeluaran, serta melibatkan stakeholder dalam proses pengambilan keputusan, organisasi dapat mengelola anggaran pengadaan dengan lebih efisien.

Proses ini juga membantu memastikan bahwa setiap pengeluaran mempunyai argumen nan kuat, sehingga biaya dapat ditekan tanpa mengorbankan kualitas alias operasional perusahaan.

Referensi:

• https://www.gep.com/strategy/procurement-consulting/strategic-cost-management/zero-based-budgeting
• https://blog.board.com/top-tips-implementing-zero-based-budgeting/
• https://www.gartner.com/smarterwithgartner/use-zero-based-budgeting-to-rightsize-tight-budgets