6 Tanda Anda Perlu Segera Mengubah Strategi Procurement

Procurement bukan sekadar proses membeli peralatan alias jasa. Ini adalah inti dari efisiensi operasional perusahaan. Namun, terkadang tanpa disadari, strategi procurement nan digunakan sudah usang dan tidak lagi relevan. Jika Anda tidak segera mengambil tindakan, dampaknya bisa sangat merugikan: pemborosan anggaran, hubungan jelek dengan vendor, hingga akibat kegagalan proyek.

Jadi, gimana Anda tahu saatnya untuk mengubah strategi procurement? Berikut enam tanda nan tidak boleh Anda abaikan.

Baca Juga: Kenapa Audit Procurement Selalu Bermasalah? 5 Tips Ini Bikin Audit Berjalan Lancar

1. Biaya Procurement Terus Membengkak

Apakah anggaran procurement Anda terus naik tanpa argumen nan jelas? Ini adalah tanda pertama bahwa strategi procurement Anda bermasalah. Biaya nan membengkak biasanya disebabkan oleh kurangnya kajian pengeluaran, ketidakefisienan proses, alias apalagi kesalahan dalam memilih vendor.

Apa nan bisa Anda lakukan?

• Lakukan kajian pengeluaran secara menyeluruh (spend analysis) untuk menemukan pola pemborosan.
• Negosiasikan ulang perjanjian dengan vendor untuk mendapatkan nilai nan lebih kompetitif.
• Gunakan teknologi procurement nan membantu memonitor pengeluaran secara real-time.

2. Proses Pengadaan Selalu Molor

Waktu adalah uang, dan jika procurement Anda sering terlambat, dampaknya bakal dirasakan oleh seluruh perusahaan. Keterlambatan ini bisa berasal dari sistem nan tidak efisien, kurangnya koordinasi antar departemen, alias komunikasi nan jelek dengan vendor.

Solusi:

• Adopsi sistem e-procurement nan mempercepat proses pengadaan.
• Buat agenda nan realistis dan tetapkan tenggat waktu nan jelas untuk setiap tahap.
• Libatkan vendor dalam proses perencanaan untuk meminimalkan potensi keterlambatan.

3. Hubungan dengan Vendor Kurang Harmonis

Apakah vendor sering mengeluh alias hubungan kerja sama terasa tegang? Ini bisa menjadi tanda bahwa strategi procurement Anda tidak cukup mendukung hubungan jangka panjang dengan mitra upaya Anda.

Tanda-tandanya:

• Vendor susah dihubungi saat diperlukan.
• Ada keluhan tentang pembayaran nan terlambat alias perjanjian nan tidak adil.
• Anda kudu terus mencari vendor baru lantaran nan lama enggan bekerja sama lagi.

Apa nan perlu Anda lakukan?

• Tingkatkan komunikasi dengan vendor melalui pertemuan rutin.
• Pastikan perjanjian menguntungkan kedua belah pihak.
• Terapkan sistem pertimbangan vendor untuk mengidentifikasi area nan perlu diperbaiki.

Baca Juga: Supplier Dependency: Bahaya dan 5 Cara Menghindarinya

4. Tidak Ada Inovasi dalam Strategi Procurement

Procurement nan sukses tidak hanya efisien, tetapi juga inovatif. Jika Anda tetap menggunakan metode lama dan merasa “aman” tanpa mencoba pendekatan baru, Anda mungkin kehilangan kesempatan besar untuk menghemat waktu dan biaya.

Contoh penemuan nan bisa Anda coba:

• Menggunakan analitik info untuk memprediksi kebutuhan pengadaan.
• Beralih ke supplier lokal untuk mengurangi waktu pengiriman dan biaya logistik.
• Menerapkan green procurement untuk mendukung keberlanjutan.

5. Tidak Patuh pada Regulasi alias Standar Industri

Kepatuhan terhadap izin adalah fondasi dari proses procurement nan sehat. Jika Anda tidak percaya apakah strategi Anda sudah sesuai dengan patokan nan berlaku, ini adalah tanda besar bahwa Anda perlu perubahan segera.

Risiko dari ketidakpatuhan:

• Denda alias hukuman hukum.
• Kehilangan kepercayaan dari pengguna alias mitra bisnis.
• Reputasi perusahaan nan tercoreng.

Langkah nan bisa Anda ambil:

• Selalu perbarui kebijakan procurement sesuai dengan izin terbaru.
• Berikan training kepada tim procurement tentang standar dan patokan nan berlaku.
• Lakukan audit internal secara berkala untuk mengidentifikasi potensi masalah.

Baca Juga: 7 Kesalahan Umum dalam Kontrak Vendor dan Cara Menghindarinya

6. Feedback Negatif dari Tim Internal

Jika tim Anda sendiri merasa kelelahan dengan proses procurement, ini adalah tanda paling jelas bahwa strategi Anda butuh perombakan. Feedback negatif bisa berupa keluhan tentang arsip nan terlalu rumit, sistem nan lambat, alias kurangnya transparansi dalam pengambilan keputusan.

Cara memperbaiki:

• Libatkan tim internal dalam proses pertimbangan dan perbaikan strategi.
• Sederhanakan proses manajemen untuk memudahkan semua pihak.
• Gunakan teknologi nan memungkinkan kerjasama lebih baik antar tim.

Procurement adalah pilar utama nan mendukung operasi perusahaan Anda. Jika Anda memandang salah satu dari tanda-tanda di atas, itu adalah sinyal bahwa strategi procurement Anda memerlukan perhatian serius. Dengan langkah-langkah perbaikan nan tepat, Anda tidak hanya dapat mengatasi masalah, tetapi juga menciptakan sistem procurement nan lebih efisien, irit biaya, dan berkelanjutan.