E-Procurement (pengadaan online) adalah perkembangan dari Procurement tradisional nan bakal memudahkan upaya Anda. Manfaat E-Procurement sangat besar sehingga tidak heran sistem ini mulai banyak digunakan oleh lembaga pemerintah, BUMN, dan beragam perusahaan swasta di Indonesia.
E-Procurement alias electronic procurement adalah proses pembelian peralatan alias jasa untuk perusahaan melalui antarmuka web alias aplikasi berbasis internet. Teknologi ini dirancang untuk mengautomasi hubungan antara perusahaan dengan vendor alias pengguna untuk meningkatkan kecepatan dan efisiensi proses procurement.
Sistem e-Procurement sekarang bisa digunakan oleh semua jenis perusahaan. Bahkan UKM alias UMKM pun sekarang bisa menggunakan sistem ini. E-Procurement dapat menyederhanakan proses pengadaan sekaligus menghemat waktu dan tenaga.
Beralih dari sistem Procurement tradisional ke E-Procurement bakal memberi banyak keuntungan. Manfaat E-Procurement untuk perusahaan dan UKM di antaranya adalah:
1. Menghemat Waktu dan Tenaga
Proses Procurement tradisional menyantap waktu berhari-hari untuk membeli barang. Cari dan hubungi vendor bisa menyantap 1 hari. Proses membandingkan nilai dari beberapa vendor juga paling sigap makan 1 – 2 hari. Belum lagi proses request quotation, pitching, hingga approval bakal menghabiskan banyak waktu dan tenaga.
Dengan E-Procurement, semua proses tersebut bisa lebih cepat. Pencarian produk, harga, spesifikasi, dan vendor lebih mudah lantaran tersedia di online. Proses pembelian juga sama cepatnya seperti shopping online. Persetujuan bisa dilakukan secara online. Jadi superior Anda bisa menyetejui pembelian dari mana saja.
2. Memangkas Biaya Operasional
E-Procurement dapat memangkas penambahan biaya akibat pengadaan peralatan dan jasa. Misalnya, dengan sistem pengadaan online, Anda tidak perlu mengeluarkan biaya untuk mengadakan meeting di luar kantor, akomodasi, konsumsi, pulsa untuk telepon, hingga materai alias perangko.
Semua proses mulai dari pencarian produk, pembelian, pemesanan, approval, sampai pengiriman berjalan secara online. Tidak perlu lagi cetak dan kirim surat ke instansi vendor. Bayangkan, banyaknya biaya nan Anda irit jika menggunakan E-Procurement.
3. Pengadaan Lebih Transparan
Perusahaan kecil, menengah, hingga besar memerlukan sistem pengadaan nan lebih efisien, efektif, dan mengurangi ‘kebocoran.’ Procurement tradisional memerlukan pertemuan bentuk saat melakukan pengadaan. Hal ini dapat menimbulkan akibat KKN alias penyimpangan antara pembeli dan vendor.
Sistem E-Procurement dapat meningkatkan kontrol terhadap beragam penyimpangan. Semua transaksi nan sedang berjalan dan sudah terjadi tercatat di riwayat transaksi. Atasan Anda bisa mengecek jumlah produk, spesifikasi, dan harganya. Jika ada proses tawar menawar juga bakal terdata sehingga ada bukti dan bisa dimonitor.
4. Tidak Perlu Implementasi
Dashboard E-Procurement kebanyakan berbentuk aplikasi alias web. Anda bisa langsung mengakses sistem ini tanpa perlu banyak penerapan alias perangkat khusus. Jadi, Anda tidak perlu membeli peralatan tambahan, hiring tenaga kerja baru, alias training berhari-hari.
Sistem pembelian di E-Procurement sama seperti shopping online. Kalau tim Anda sudah terbiasa shopping online, tidak butuh waktu lama untuk mempelajarinya. Jadi Anda bisa menghilangkan aktivitas nan tidak perlu agar bisa lebih konsentrasi ke tugas lain nan lebih penting.
5. Mengurangi Human Error
Setiap arsip berbentuk digital sehingga lebih sederhana dan rapi. Jadi, tidak perlu cemas ada tumpukan arsip di instansi Anda. Selain itu, tidak perlu takut ada arsip nan lenyap lantaran semua tersimpan dalam server.
Kemudian untuk proses pengadaan, peralatan nan dipesan bakal diinfo ke pemimpin sebelum approval. Jika ada kesalahan, bisa langsung dikoreksi. Jika ada pesanan berulang, Anda bisa buka riwayat dan membandingkannya dengan pesanan nan baru dibuat untuk menghindari kesalahan.
6. Metode Pembayaran dan Pengiriman Fleksibel
Procurement tradisional biasanya mengharuskan pembayaran dilakukan di awal. Namun jika perusahaan Anda menggunakan e-Procurement, pembayaran bisa dilakukan di awal, berkala (cicil), alias setelah peralatan diterima. Pengjuan metode pembayaran juga sama mudahnya dengan mengirim chat.
Selain itu, pilihan kurir alias jasa ekspedisi lebih banyak. Nomor resi bakal diberikan saat peralatan dikirim. Anda bisa memantau pengiriman kapan saja.
Manfaat E-Procurement sangat besar untuk UKM hingga perusahaan besar. Sistem ini bisa memangkas waktu, biaya, dan tenaga. Berbeda dari procurement tradisional nan memerlukan waktu lama untuk menyelesaikan satu dua pekerjaan. Proses pengadaan semudah shopping online di Bhinneka.